Privacyverklaring

Privacyverklaring van Deurnese IJsberen vzw

Deurnese IJsberen vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring leggen we uit waarom en hoe Deurnese IJsberen vzw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt.
Wanneer u beslist om ons uw persoonsgegevens te bezorgen, bevestigt u dat u deze privacyverklaring heeft doorgenomen.

De informatie wordt gebruikt in overeenstemming met:

  • de toestemmingen die u verstrekt hebt
  • de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens
  • de Europese verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (in werking getreden op 25 mei 2018) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (AVG).

Neem dus even de tijd om de tekst te lezen en te begrijpen, en onthoud dat onze algemene voorwaarden en ons cookiebeleid ook van toepassing blijven.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring hierover vragen heeft, kan u contact met ons opnemen via de contactgegevens achteraan.

Wij zijn ‘wij’? Over Deurnese IJsberen vzw

Met ‘wij‘ bedoelen we het bestuur van de Deurnese IJsberen vzw.
Deurnese IJsberen vzw, is een sportvereniging die het koudwaterzwemmen promoot. Zij telt ongeveer 800 leden van alle leeftijden. De maatschappelijke zetel bevindt zich in de Thibautstraat 56 bus 4 app A9, 2100 Antwerpen.
Helemaal achteraan kan u onze contactgegevens vinden.

Wat zijn uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee u rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kunt worden: voornaam, familienaam, e-mailadres, IP-adres, …

Welke gegevens verzamelen we?
In het kader van het inschrijfformulier en de aan ons rechtstreeks overgemaakte gegevens per e-mail, per brief, per telefoon of per fax, verzamelen wij uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de gewenste doelen te bereiken.

U kan ons de volgende gegevens opsturen of wij kunnen u om de volgende informatie vragen:

  • persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • rijksregisternummer (nationaal nummer)
  • algemene informatie zoals uw professionele interesses, uw ervaring met onze activiteiten en diensten en uw contactvoorkeur
  • informatie over uw surfgedrag (waaronder informatie over uw bezoeken aan onze websites).

Wij gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Google Analytics kan ook informatie verzamelen over uw hard- en software, inclusief:

  • IP-adres
  • browser
  • besturingssysteem
  • toegangstijd
  • adres van de websites vanwaar u komt.

Wie verzamelt uw gegevens?

Deurnese IJsberen vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, als Verwerkingsverantwoordelijke (of ‘Data controller’).

Hoe en waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

In het inschrijvingsformulier worden enkele van de bovenstaande persoonsgegevens gevraagd. Het doel van deze gegevensverzameling bestaat erin te kunnen tegemoet komen aan de wettelijke verplichtingen (zoals het aangaan van een verzekering) en een goed ledenbeheer, inclusief het organiseren van clubactiviteiten. Hierbij zijn inbegrepen:

  • het mogelijk maken van uw deelname aan de clubbijeenkomsten en de wekelijkse zwemmomenten tijdens weekdagen en weekends
  • het mogelijk maken van uw deelname aan andere geplande activiteiten zoals opleidingen, bijscholingen, openingsfeest, winterzwemfeest, uitstappen e.d.
  • het aanmaken van lidkaarten
  • het versturen van nieuwsbrieven, berichten en uitnodigingen
  • het bekomen van subsidiëring door de overheden
  • het verbeteren van onze websites
  • het verbeteren van ons activiteitenaanbod.

Met wie delen wij uw gegevens?

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving
  • het verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen
  • het verzekeren van de leden voor ongevallen.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (vb. subsidieaanvraag hogere overheid).

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Mogelijks moeten we uw gegevens doorgeven aan partners die zich niet in de EU (Europese Unie) bevinden. Bijvoorbeeld wanneer onze partners zich buiten de EU bevinden, of als u onze diensten en producten gebruikt terwijl u landen buiten de EU bezoekt.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na het laatste gebruik bijgehouden en zullen automatisch verwijderd worden. Indien u voor het verstrijken van de bewaartermijn uw gegevens wens te verwijderen, kan u hiervoor verzoek indienen (zie 2 rubrieken verder: ‘Wat zijn uw rechten omtrent uw gegevens?’).

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

De aan ons overgemaakte gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor bestuursleden en vrijwilligers die in het kader van hun functie toegang moeten hebben tot deze gegevens. Wij hebben ook passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • alle personen die namens Deurnese IJsberen vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • onze bestuursleden en medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Wat zijn uw rechten omtrent uw gegevens?

U heeft het recht om aan ons te vragen of uw gegevens door ons zijn verwerkt. Om dit recht te doen gelden, dient u de vraag formeel te stellen en duidelijk te specificeren wat u wil weten, rechtzetten of wissen. Deze aanvraag moet worden gedateerd, ondertekend en samen met een kopie van de voor- en achterkant van uw identiteitskaart naar ons te sturen.

Als uw gegevens inderdaad zijn verwerkt, dan kan u ze laten aanpassen of verwijderen. Het wissen van gegevens dient specifiek gemotiveerd te worden. Wij stellen alles in het werk om de updates zo snel mogelijk uit te voeren. Mogelijk worden er nog mededelingen verzonden met de originele gegevens tot het moment waarop de aanpassingen verwerkt werden.

Hoe kan u ons bereiken of heeft u een klacht?

Voor vragen over deze privacyverklaring, uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens of de verwerking van de gegevens door ons, kan u contact met ons opnemen:

Deurnese IJsberen vzw
Thibautstraat 56 bus 4 app A9
2100 Antwerpen
voorzitter@deurnese-ijsberen.be

Ook indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u om ons meteen te contacteren op bovenstaand adres. Bovendien heeft u altijd het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (vroeger ‘Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, CBPL of ’Privacycommissie’). Dit is de toezichthoudende overheid op het gebied van privacybescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel (België)
T.: + 32 (0)2 274 48 00
F.: +32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wat als we onze privacyverklaring wijzigen?

Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen zullen we aankondigen op onze website en via de maandelijkse nieuwsbrief.

Antwerpen, 1 december 2018

versie 4.0